Alle Emails unter Kontrolle

von Fries Websolutions

Jeden Tag wird unser Email-Postfach voller. Die unbeantwortete Korrespondenz unserer Kunden, Kollegen und Bekannte warten auf unsere Antwort. Vielleicht liegt es daran, das wir zu wenig Zeithaben oder aber es sind zu viele Emails, die beantwortet werden müssen. Man verliert den Überblick, aber wie kriegen Profis ihre Email unter Kontrolle?

Emails haben unseren Briefversand untereinander sehr vereinfacht. Aber durch den wachsenden Briefverkehr untereinander, füllen unsere Emailpostfächer in allerkürzester Zeit. Allmählich verliert man den Überblick.Wichtiges und Dringendes bleiben oft liegen. Der Anblick des Emailposteingangs erzeugt einem das schlechte Gewissen, aber wie bekommt man seine Emails unter Kontrolle? Wie soll man vorgehen.

Es heißt doch so schön, Ordnung ist das halbe Leben. Als erstes räumen sie also alles auf, indem sie eigene Ordner oder Identitäten für verschiedene Aufgaben anlegen. Um mehr Überblick über den Emailposteingang zu haben, sorgen thematisch oder inhaltlich abgegrenzte Archivordner, die gleichartige Emails ordnen. Dieses kombiniert man am besten mit dem Filterfunktionen des Emailprogramms, dadurch erreicht man, das eine eine erste Vorsortierung der eingehenden Emails. Immer wieder kehrende Spam- Emails, von bekannten Absender oder mit bekannten Betreffzeilen werden direkt ausgefiltert und landen direkt in den Papierkorb, wo sie auch hin gehören.

Die Ordner sollen für die Benutzer eindeutig erkennbar sein, um sie leicht zu ordnen. Die Kundenaufträge zum Beispiel, gehören in das Postfach bestellung@... dort sind sie gut zu finden, und technische Anfragen kommen am besten in den Ordner: support@..., und Newsletter empfängt man logischerweise in den Ordner: newsletter@... und Privates gehört in: privat@... hinein. So erhält man für jede Email den Ordner im Überblick und kann so alles der Reihe nach abarbeiten. Das hat natürlich den Vorteil, alles unter Kontrolle zu bringen.

Unser Zeitaufwand wird immer aufwendiger, deshalb sollte man seine Emails trennen,  zwischen wichtigen und unwichtigen Emaileingängen. Berufliches und Geschäftliches kommt selbstverständlich vor Privatem. Aber man muss auch noch unterscheiden zwischen dringend und nicht so dringend. Vielleicht sollte man mit den schwierigeren Emails beginnen, zwar sind leichtere Emails schneller erledigt und bieten ein Erfolgserlebni, aber die Aussicht, auf die noch aufwändigeren Nachrichten zu erledigen, demotiviert dann manchmal  schnell wieder.

Wir warten ja eigentlich ständig auf neuen Emaileingang, und lassen uns gerne bei der Arbeit unterbrechen. oder uns ablenken lzu lassen. Ob es Anrufe sind,, der Instant Messager, Musik oder der alltäglichen Variante, das die lieben Kollegen mit dringenden Wünschen unangemeldet ins Büro platzen können. Oft sind solche Störung auch eine willkommene Abwechslung im tristen Büroalltag, aber dadurch wird man abgelenkt, und verlängert objektiv betrachtet, nicht nur die Bearbeitungsdauer für die noch wartenden Emails, denn man muss sich jedes Mal wieder aufs Neue in den Emails rein lesen. Seine Arbeit hat man definitiv schneller erledigt, wenn man für die Dauer der Email-Bearbeitung die Bürotür abschließen würde und den Anrufbeantworter auch einschalten würde. Das hört sich zwar so an, als unkommunikativ zu gelten, aber das genaue Gegenteil ist eigentlich der Fall.

Manchmal stört die schon automatische Überprüfen seines Email-Kontos schon, auch eine optische oder akustische Benachrichtigung bei Emaileingang im Postfach, kann eine weitere Unterbrechung sein. Eigentlich sollte es sinnvoller sein, seine neuen Emails manuell abzurufen, aber erst dann, wenn alle Emails erledigt sind Doch es ist Vorsicht angebracht, das man am Ende des Tages, immer  noch unbearbeitete Emails im Postfach hat, dann kann es sein, das man sich bereits im Anfangsstadium der Vermüllung seines Emaileingangs befindet .Denn jeder neue Morgen bringt auch neue Emails und so wiederholt sich es sich Tag für tag, und nach wenigen Wochen ist der Eingangsordner rappelvoll.

Einige Internetnutzer schwören darauf, die Emails stets zu einem festen Zeiten abzurufen und das  bevorzugt in den Morgen oder in den Vormittagsstunden, und ab zu arbeiten, da zu dieser Zeit die Leistungskurve und Konzentration eigentlich am höchsten sein soll, denn da soll man ja nach aller Meinung nach konzentrierter sein und so aufwändigere Emails leichter von der Hand gehen, als am Nachmittag, wenn die Konzentration deutlich nach lässt.

Aber, wie kann man bei der Bearbeitung von Emails Zeit dennoch sparen? Aufwendig sind zum Beispiel, Rückfragen, auf vielleicht schon beantwortete Emails. Man sollte deshalb schon von Anfang an Abhilfe schaffen, in dem man konkrete Aussagen treffen und Fragen vollständig beantworten muss. Wenn dann noch Fragen sind und wir sie nicht beantworten, können wir auf weiterführende Internet-Adressen verweisen.

Aber umgekehrt gilt dieses Prinzip auch für das Verfassen einer eigener Email: Man muss sich präzise ausdrücken und schnell auf den Punkt kommen, das erhöht auch die Chancen auf eine schnelle Antwort. Wenn dann beim Kunden regelmäßig die gleichen Fragen auftauchen, lohnt es sich wirklich, diese samt Antwort zu sammeln und als FAQ-Liste in eine Textdatei hinein zu kopieren. Man kann diese dann auch mal später auf seiner Homepage veröffentlichen unter: Frequently Asked Questions, am besten dann im Supportbereich oder bei den Kontaktinformationen. Und dann lohnt sich noch ein Hinweis, auf die eigene Internet Seite und dort können bei Kundenanfragen, der entsprechende Text aus der FAQ in die Reply direkt hineinkopiert werden.

Doch ein komfortables und leistungsfähiges Email-Programm ist ein Muss,für die effiziente Nachrichtenbearbeitung, ganz besonders für Vielschreiber. Diese verfügen meist über mehrere Email-Konten mit ganz separaten Posteingängen und Postausgängen,  über extra flexible Filter um, zum Beispiel, lästige Emails bereits auf dem Server zu löschen, ein so geschicktes Ordner-Management, mit Volltextsuche, über Nachrichtenvorlagen, einer Sicherheitsfunktionen zur Abwehr von Viren und Blockade von automatischen Starts, von Dateianlagen, und PGP-Verschlüsselung, durch digitale Signaturen, erleichtern die täglich anfallende Arbeit. Unter denPowerusern genießt "The Bat" einen sehr guten Ruf, denn wer gerne konfiguriert , der sollte auch mal  einen  Blick auf Pegasus Mail werfen..

Bei der Zunahme von Email wird immer mehr Zeitaufwand erforderlich, Zeit, die wir nutzvoller und produktiver nutzen wollen. Das haben auch die ersten Web-Dienstleister erkannt, sie bieten Call-Centern für den telefonischen Kundenkontakt. Aber es gibt auch externe Dienstleister, für die Bearbeitung der elektronischen Firmenpost. Email Effizient ist ein solcher Anbieter, dieser bietet Firmen preiswert eine Sortierung der Firmenpost an, durch, Vorauswahl oder Komplettbearbeitung der gesamten elektronischen Post, und  so wird ein Mitarbeiter, oder mehrer entlastet.